Hoe kunnen we u helpen?

  • 1. Algemeen

  • Worldmeetings.com is een intermediair voor het boeken van zakelijke vergaderruimtes buiten kantoor. We nemen organisaties zorgen uit handen die komen kijken bij het zoeken, boeken, administreren en betalen van vergaderlocaties.

    Organisaties hebben met Worldmeetings.com één aanspreekpunt voor het zoeken, boeken en factureren van vergaderlocaties, Bovendien bieden we opdrachtgevers uitgebreide managementinformatie, zodat ze inzicht hebben in hun bestedingen aan vergaderen buiten de deur.

    <p>Worldmeetings.com is een intermediair voor het boeken van zakelijke vergaderruimtes buiten kantoor. We nemen organisaties zorgen uit handen die komen kijken bij het zoeken, boeken, administreren en betalen van vergaderlocaties.</p> <p>Organisaties hebben met Worldmeetings.com één aanspreekpunt voor het zoeken, boeken en factureren van vergaderlocaties, Bovendien bieden we opdrachtgevers uitgebreide managementinformatie, zodat ze inzicht hebben in hun bestedingen aan vergaderen buiten de deur.</p> <p>Samenwerken met Worldmeetings.com ontneemt bedrijven de rompslomp en onduidelijkheid die ontstaan als afdelingen op eigen houtje hun meetings boeken.Wat volgt is duidelijkheid en eenvoud. Opdrachtgevers zijn bovendien voordelig uit omdat we met locaties afspraken hebben over korting. Die kunnen we bieden omdat we als intermediair heel veel boekingen doen.</p> <p>Locaties die zijn aangesloten kunnen op hun beurt via Worldmeetings.com boekingen krijgen van grote opdrachtgevers. Daarom is samenwerking met Worldmeetings.com voor zowel opdrachtgevers als locaties een win-win situatie.</p> <h2>Online platform voor het zoeken, boeken en administreren van externe vergaderruimte</h2> <figure class="wp-caption figure alignnone" data-attachment="media-29151"><img class="alignnone wp-image-29151 size-full" src="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/Screenshot-online-platform-voor-het-boeken-van-externe-vergaderlocaties.png" alt="Wat is Worldmeetings.com: screenshot online platform voor het boeken van externe vergaderlocaties" width="1001" height="519" srcset="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/Screenshot-online-platform-voor-het-boeken-van-externe-vergaderlocaties.png 1001w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/Screenshot-online-platform-voor-het-boeken-van-externe-vergaderlocaties-300x156.png 300w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/Screenshot-online-platform-voor-het-boeken-van-externe-vergaderlocaties-768x398.png 768w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/Screenshot-online-platform-voor-het-boeken-van-externe-vergaderlocaties-252x132.png 252w" sizes="(max-width: 1001px) 100vw, 1001px" /><figcaption>Screenshot van het online platform</figcaption></figure> <figure class="figure alignnone" data-attachment="media-29151"></figure> <p>Ons platform koppelt vraag en aanbod aan elkaar. Wanneer een locatie bij ons  is aangesloten, verschijnt deze in de boekingstool van de boeker. Een locatie bepaalt zelf welke teksten en foto’s in de boekingstool worden getoond.</p> <p>Boekers zoeken, vinden en boeken in onze tool een vergaderlocatie. Er zijn meer dan 2.000 aangesloten locaties. Mocht de gewenste locatie er niet tussen staan, neemt Worldmeetings.com contact met de locatie op om deze aan te sluiten.</p> <p>Ook zorgt Worldmeetings.com voor de hele financiële afhandeling. We vormen één aanspreekpunt voor alle externe meetings van de opdrachtgever. Op deze manier is er maar één crediteur voor álle externe vergaderingen, in plaats voor elke vergadering een nieuwe crediteur.</p> <p>Voor zowel klanten als locaties koppelen we op verzoek met channelmanagers, inkoop- en facturatiesystemen.</p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/">&gt; Lees meer over de achtergrond van Worldmeetings.com en ons online boekingsplatform</a></p>

    Lees verder

  • Worldmeetings.com is er voor organisaties die vergaderruimtes zoeken en accomocaties die vergaderruimtes aanbieden.

    <p>Worldmeetings.com is er voor organisaties die vergaderruimtes zoeken en accomocaties die vergaderruimtes aanbieden.</p> <p>We zijn er dus voor bedrijven die een intermediair zoeken voor vergaderingen &#8220;buiten de deur&#8221;. En we zijn er voor locaties die boekingen van bedrijven willen ontvangen. Om dat te ondersteunen hebben we een <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-worldmeetings-com/">online platform </a>gebouwd. Hier komt vraag en aanbod bij elkaar.</p> <p>Bij opdrachtgevers hebben vooral de <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">inkoper</a> en <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-boekers/">boeker</a> met Worldmeetings.com te maken. Met inkopers sluit Worldmeetings.com de contracten, bespreken we KPI’s, IT-gerelateerde onderwerpen als koppelingen met eigen inkoopsoftware. Boekers maken gebruik van de Worldmeetings.com boekingstool, en hebben contact met ons Service Center.</p> <h2>Meer informatie voor inkopers, boekers en locaties</h2> <p>&gt; Lees verder wat we bieden voor</p> <ul> <li><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">Inkopers</a></li> <li><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-boekers/">Boekers</a></li> <li><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-locaties/">Locaties</a></li> </ul>

    Lees verder

  • Dat hangt er vanaf of u inkoper of boeker bent, of werkt voor een locatie.

    <p>Bent u inkoper, dan kunt u meer informatie vinden op de <a href="mailto:https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">pagina voor inkopers</a>. U kunt zelfs de business case voor uw bedrijf aanvragen waarin u ziet wat u kunt besparen op externe meetings. Wilt u liever direct contact dan kunt u ons bellen op (070) 313 11 00 of ons mailen op info -at- worldmeetings.nl.</p> <p>Als boeker kunt u meer lezen op de <a href="mailto:https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-boekers/">pagina voor boekers</a>. Op die pagina kunt u zich ook aanmelden voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van het laatste meeting nieuws.</p> <p>Werkt u voor een locatie, of bent u eigenaar daarvan, ga dan naar de <a href="mailto:https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-locaties/">pagina voor locaties</a>. U kunt zich ook op die pagina laten registreren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het Team Contracting via (070) 313 11 00 of info -at- worldmeetings.nl.</p>

    Lees verder

  • Worldmeetings.com is er voor de zakelijke markt. We doen geen boekingen voor particulieren.

  • Terug naar boven

    2. Communicatie

  • Chatten is de snelste en makkelijkste manier om contact te hebben over een reservering. Chatten met Worldmeetings.com gaat via ons eigen chatsysteem. eBird. Een chat starten gaat via de boekingstool. Als u uw reservering opent, ziet u de knop waarmee u via eBird contact opneemt met ons Service Center.

    Nog geen klant bij Worldmeetings.com maar wel een vraag? Dan kunt u met ons chatten via de chatfunctie rechtsonder op de website.

    <p>Chatten is de snelste en makkelijkste manier om contact te hebben over een reservering. Chatten met Worldmeetings.com gaat via ons eigen chatsysteem. eBird. Een chat starten gaat via de boekingstool. Als u uw reservering opent, ziet u de knop waarmee u via eBird contact opneemt met ons Service Center.</p> <p>Nog geen klant bij Worldmeetings.com maar wel een vraag? Dan kunt u met ons chatten via de chatfunctie rechtsonder op de website.</p> <p>Meer <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">informatie over eBird vindt u hier</a>.</p>

    Lees verder

  • eBird is een chatsysteem waarmee u makkelijk kunt communiceren met Worldmeetings.com. Dankzij eBird staat de hele communicatie over een reservering op één plek.

    <p>eBird is een chatsysteem waarmee u makkelijk kunt communiceren met Worldmeetings.com. Dankzij eBird staat de hele communicatie over een reservering op één plek.</p> <h2>eBird in plaats van e-mail</h2> <p>eBirds hebben het vele heen-en-weer mailen tussen opdrachtgever, Worldmeetings.com en locaties vervangen.. Het eBirdsysteem zet de communicatie over een reservering op één plek. Voor klanten is dat Mijn Dossier, voor locaties de CMS tool.</p> <p>E-mailen is dus niet meer nodig. Wij sturen alleen een email wanneer er een nieuwe eBird voor u klaar staat. Deze mail bevat dan ook een link naar uw eBirds zodat u er snel heen kunt.</p> <h2>Hoe werkt het?</h2> <p>U heeft een reservering gedaan via de bookingstool. Vaak hebben we daarna nog aanvullende informatie van u nodig. Denk aan apparatuur die u wilt gebruiken. Of wensen voor eten en drinken. Via eBird worden u automatisch vragen gesteld die belangrijk zijn voor uw reservering. Ook attendeert het u bijvoorbeeld op het verstrijken van de annuleringstermijn.</p> <figure class="figure alignnone" data-attachment="media-29222"><img class="alignnone size-full wp-image-29222" src="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/eBird.png" alt="eBird" width="1509" height="928" srcset="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/eBird.png 1509w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/eBird-300x184.png 300w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/eBird-768x472.png 768w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/10/eBird-1024x630.png 1024w" sizes="(max-width: 1509px) 100vw, 1509px" /></figure> <p>Daarnaast is eBird belangrijk voor het stellen van vragen. Via eBird kunt u er rechtstreeks chatten met het Service Center. Zij gaan meteen met uw vraag aan de slag. Bellen is door de eBird overbodig geworden. Het werkt zelfs sneller om een eBird te sturen dan om te bellen. Bovendien is het efficiënter omdat alle informatie op één plek staat.</p> <h2>Soorten eBirds</h2> <p>Als u ons een eBird stuurt komt die onmiddellijk aan bij ons. We kunnen dus direct met uw verzoek aan de slag. We versturen eBirds afhankelijk van de haast die het heeft: Er zijn 3 soorten eBirds die we versturen:</p> <ul> <li><strong>Normale eBirds</strong> worden eenmaal per dag om 6 uur &#8217;s ochtends verstuurd.</li> <li><strong>Prio eBirds</strong> worden gebruikt voor nieuwe aanvragen. We versturen ze drie maal per dag. Hierdoor heeft u dus sneller reactie op uw aanvraag.</li> <li><strong>Speed eBirds</strong> worden direct naar u verzonden als het bericht niet kan wachten op de normale of prio eBird ronde.</li> </ul> <h2>Hoe kan ik eBirds versturen?</h2> <p>Bent u opdrachtgever en heeft  u vragen  over een reservering of factuur? Dan kunt u via eBird contact met ons opnemen. Log in en ga naar <a href="https://booking.worldmeetings.com/MyReservations">Mijn Dossier</a>. Zoek uw reservering en open deze. Klik op de eBirdknop. Deze vindt u op het reserveringsscherm.</p> <p>Bent u een locatie en wilt u een eBird sturen? Dan logt u in in de CMS-tool en gaat u naar <a href="https://cms.worldmeetings.com/accommodationtool/dispatcher/ProductionOverviewAction">boekingen, facturen en betalingen</a>. Daar zoekt u de reservering of factuur waarom het gaat. Open deze. Er opent een scherm met een eBird knop. Door op deze knop te klikken neemt u contact op met ons Service Center.</p> <h2>Hoe kan ik eBirds ontvangen?</h2> <p>Als we informatie van u nodig hebben sturen we u een eBird. Via e-mail krijgt u hiervan een notificatie. De mail bevat een link. Klik op de link en log in. U gaat dan naar Mijn Dossier (voor klanten) of de CMS-tool (voor locaties). Daar kunt u de informatie geven die we op dat moment nodig hebben voor een reservering of factuur.</p>

    Lees verder

  • In plaats van een berg ondoorgrondelijke e-mails, heeft u met eBirds de hele conversatie over een reservering op één plek. Via email ontvangt u een notificatie als er iets in de conversatie is gewijzigd.

    <p>In plaats van een berg ondoorgrondelijke e-mails, heeft u met eBirds de hele conversatie over een reservering op één plek. Via email ontvangt u een notificatie als er iets in de conversatie is gewijzigd.</p> <p>De eBird heeft Worldmeetings.com ontwikkeld omdat er een behoefte was aan snel en makkelijke communicatie met het Service Center. Voor zowel opdrachtgever als locatie. Door de eBird hebben we het aantal emails afgelopen jaren erg kunnen terugdringen.</p> <p>Hier kunt u meer informatie vinden over <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">eBird</a>.</p>

    Lees verder

  • Als u een “no-reply” antwoord krijgt op uw e-mail, heeft u een mail gestuurd naar een mailbox die niet gelezen wordt. U krijgt dus geen antwoord op uw mail. Lees verder hoe we u toch kunnen helpen.

    <p>Als u een “no-reply” antwoord krijgt op uw e-mail, heeft u een mail gestuurd naar een mailbox die niet gelezen wordt. U krijgt  geen antwoord  op uw mail. U kunt op de volgende manieren contact met ons opnemen en uw vraag stellen:</p> <ul> <li>Heeft u een vraag over een reservering of factuur? Log dan eerst in.</li> <li>Ga als klant vervolgens naar Mijn Dossier. Zoek uw reservering of factuur op. Maak daar gebruik van eBird om uw vraag of opmerking naar ons Service Center te sturen.</li> <li>Locaties gaan naar hun overzicht van boekingen, facturen en betalingen.  Zoek de boeking of factuur op, en gebruik de eBird om uw vraag of opmerking naar ons te sturen.</li> <li>Heeft u vragen die niet te maken hebben met een boeking of factuur? Kijk dan <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/hoe-kan-ik-worldmeetings-com-het-best-bereiken/">hoe u de juiste persoon bij Worldmeetings.com kunt bereiken</a>.</li> </ul>

    Lees verder

  • Zo wordt u het snelst geholpen. Bent u:

    • klant of locatie en heeft u vragen over een reservering? Log in op uw account en start een eBird chat.

    • nog geen klant en geïnteresseerd in de dienstverlening van Worldmeetings.com? Neemt u dan contact op met de afdeling Sales via 070 313 11 00,

    • een locatie en heeft u vragen die niet over een specifieke reservering gaan, neemt u dan contact op met de afdeling Contracting via 070 313 11 00.

    <p>Zo wordt u het snelst geholpen:</p> <ul> <li>Bent u klant of locatie en heeft u vragen over een reservering? Log in op uw account en start een <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">eBird chat</a>. Wij kunnen dan namelijk direct zien over welke reservering u vragen heeft. Bovendien blijft de hele conversatie rondom een reservering dan bewaard bij de reservering. Dat is voor zowel u als ons een groot voordeel als u later weer dingen wilt nakijken. We kunnen niet genoeg benadrukken dat communiceren via eBird de makkelijkste en snelste manier is om contact te krijgen met Worldmeetings.com.</li> <li>Wilt u een meeting of hotelkamer boeken? Log dan in en klik in het menu op “vergaderruimtes” of “hotelkamers”. Volg vervolgens de stappen.</li> <li>Bent u klant maar gaat uw vraag niet over een reservering? Neem dan contact op met het Service Center via (070) 313 11 00 of <a href="mailto:info@worldmeetings.nl">info@worldmeetings.nl</a></li> <li>Bent u nog geen klant en geïnteresseerd in de dienstverlening van Worldmeetings.com? Neem dan contact op met de afdeling sales via 070 313 11 00.</li> <li>Bent u een aanbieder van vergaderaccomodaties en heeft u vragen die niet over een specifieke reservering gaan? Neem dan contact op met de afdeling Contracting via 070 313 11 00.</li> <li>Werken of stage lopen bij Worldmeetings.com? Kijk dan op de <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/vacatures/">Vacaturepagina</a> of mail naar <a href="mailto:personeelszaken@worldmeetings.com">personeelszaken@worldmeetings.com</a>.</li> <li>Werkt u voor de pers of media als bijvoorbeeld journalist, fotograaf, programmamaker, of bent u blogger of vlogger? Dan kunt u contact opnemen met de afdeling Sales of Marketing via <a href="mailto:marketing@worldmeetings.nl">marketing@worldmeetings.nl</a>.</li> </ul>

    Lees verder

  • Terug naar boven

    3. Inloggen

  • Als u opdrachtgever bent kunt u uw wachtwoord resetten . Klik op de inlogpagina op “inloggegevens vergeten?”. Voor locaties hebben we helaas nog geen “inloggegevens vergeten?” functionaliteit. Als u uw inlogcode of wachtwoord vergeten bent, kunt u contact opnemen met de afdeling Contracting via (070) 313 11 00.

  • Het is mogelijk om uw klantnummer op te vragen. Dit kan door op de inlogpagina te klikken op “inloggegevens vergeten?”.

  • Als u uw klantnummer of wachtwoord vergeten bent kunt u via de “Inloggegevens vergeten” functionaliteit uw gegevens opvragen. U vindt de link direct onder het inlogformulier.

    <p>Als u uw klantnummer of wachtwoord vergeten bent kunt u via de “Inloggegevens vergeten” functionaliteit uw gegevens opvragen. U vindt de link direct onder het <a href="https://booking.worldmeetings.com/Login?language=nl">inlogformulier</a>. Als veiligheidsmaatregel kunt u 15 minuten niet inloggen als u 3 keer verkeerde inloggegevens heeft ingegeven. Let er daarom bij het intypen van het wachtwoord op dat Caps Lock niet aan staat.</p> <p>Heeft u 3 keer een onjuiste combinatie van klantnummer en wachtwoord ingegeven? Na 15 minuten heeft u weer toegang.</p> <p>Lukt het toch niet om in te loggen? Neem dan contact op het het Service Center via (070) 313 11 00.</p>

    Lees verder

  • Voor locaties hebben we helaas nog geen “inloggegevens vergeten?” functionaliteit. Als u uw inlogcode of wachtwoord vergeten bent, kunt u contact opnemen met de afdeling Contracting via 070 313 11 00.

  • Terug naar boven

    4. Boeken

  • Onze boekingstool bevat “2.000 en één” locaties voor meetings en hotelovernachtingen in Nederland, Brussel en Antwerpen. Voor bestaande klanten kunnen we ook locaties elders in Europa, en daarbuiten, boeken.

  • U kunt bijzondere vergaderlocaties vinden onder het kopje “Thema’s”. U vindt ze in de footer van elke webpagina. Er zijn creatieve, sportieve, culinaire, inspirerende vergaderlocaties en meer.”

    <p>U kunt bijzondere vergaderlocaties vinden onder het kopje “Thema’s”. U vindt ze in de footer van elke webpagina. Er zijn <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/bijzondere-vergaderlocaties/creatieve-vergaderlocaties/">creatieve</a>, <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/bijzondere-vergaderlocaties/sportieve-vergaderlocaties/">sportieve</a>, <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/bijzondere-vergaderlocaties/culinaire-vergaderlocaties/">culinaire</a>, <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/bijzondere-vergaderlocaties/inspirerende-vergaderlocaties/">inspirerende</a> vergaderlocaties <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/bijzondere-vergaderlocaties/">en meer</a>.”</p> <p>Als u bent ingelogd kunt u rechtstreeks bijzondere vergaderlocaties zoeken en boeken. U geeft in de eerste stap aan waar u wilt vergaderen. Ook geeft u aan wanneer uw meeting is, en met hoeveel mensen u komt. In stap 2 vindt u dan de optie &#8220;Verfijn uw criteria&#8221;. Hierin kunt u filteren op bijzondere locaties.</p>

    Lees verder

  • Log in op de website en ga naar “Mijn dossier”.

  • U gaat naar uw reservering. Daar kunt u de PDF van de reservering downloaden. Die kunt u vervolgens via mail doorsturen.

  • U wordt het snelst geholpen als u inlogt op uw account en een eBird chat start.

    <p>U wordt het snelst geholpen als u inlogt op uw account en een <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">eBird chat</a> start. Wij kunnen dan namelijk direct zien over welke reservering u vragen heeft. Bovendien blijft de hele conversatie rondom een reservering dan bewaard bij de reservering. Dat is voor zowel u als ons een groot voordeel als u later weer dingen wilt nakijken.</p> <p>Hier leest u meer over <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">contact opnemen via eBird</a>.</p>

    Lees verder

  • In de boekingstool kunt u filteren op “Parkeren betaald” en “Parkeren gratis”. U ziet dan de locaties die gratis of betaald parkeren aanbieden.

    Worldmeetings.com heeft geen invloed op het parkeerbeleid en eventueel reserveren van een parkeerplaats bij locaties. Onze ervaring is dat reserveren niet mogelijk is.

  • Ja, dit is mogelijk. Exclusief ontbijt betekent dat de prijs van het ontbijt niet bij de prijs voor de kamer inbegrepen is. Ontbijtkosten kunnen op factuur, maar moet wel bij inchecken doorgegeven worden bij de receptie.

  • Een boeking heeft geen vast contactpersoon. Elke Service Center medewerker heeft toegang tot de boekingdetails en zal uw vragen kunnen beantwoorden. Toch staat er bij uw reservering een contactpersoon. Dat is de medewerker die uw aanvraag in behandeling heeft genomen. Heeft u vragen over uw boeking, neem dan via eBird contact op met het Service Center.

  • Onderaan de zoekresultaten vindt u een knop "Gewenste locatie is niet aanwezig". Als u deze gebruikt kunt u in stap 3 de gewenste locatie invoeren. Het kan voorkomen dat deze knop op verzoek van uw organisatie of bedrijf is uitgeschakeld.

  • Log in als boeker. Klik vervolgens op “Mijn Dossier” en zoek uw reservering. Vervolgens kunt u een eBird chat starten en daarin uw wijzigingen doorgeven.

  • Terug naar boven

    5. Facturatie voor opdrachtgevers

  • Het totaalbedrag van de factuurbijlage moet hetzelfde zijn als de factuur. Uitzondering zijn administratiekosten en/of kosten voor kredietbeperking. Kloppen de bedragen nog steeds niet als u die niet meerekent? Neem dan contact op met ons op via eBird. U vindt de eBird uw factuur.

  • Het reserveringsnummer van de boeking staat op de correctiefactuur. Via de boekingstool kunt alle facturen van uw reservering raadplegen.

  • Een annulering die kosteloos is, houdt in dat de locatie geen kosten in rekening brengt. Er kan echter een vergoeding met uw organisatie zijn afgesproken voor een annulering omdat Worldmeetings.com al wel werk verzet heeft voor de boeking. Dit kunt u navragen bij de contractmanager van uw organisatie.

  • Terug naar boven

    6. Voor locaties

  • De omzet kunt u terugvinden in de CMS tool onder het kopje “Boekingen”. Klik op de optie “Productie (omzet, reviews)”. U kunt dan voor de uw gewenste periode de omzet bekijken. In het overzicht ziet u de omzet uitgesplitst per pool, de commissie, marketing support en tevens de Return On Investment.

  • U kunt direct uw locatie registreren bij Worldmeetings.com. Ook kunt u op de site meer informatie vinden over wat Worldmeetings.com voor uw locatie kan betekenen. Tenslotte kunt u direct met de afdeling contracting contact opnemen.

    <p>Met Worldmeetings.com heeft u een extra distributiekanaal waarmee u een grote doelgroep bereikt. Want we hebben inmiddels al meer dan een miljoen boekingen gemaakt. En voortdurend zoeken business professionals via onze website naar vergaderruimte en hotelkamers. Dus ook naar uw locatie.</p> <p>Lees meer op de <a href="http://registreer uw locatie direct via het formulier">informatiepagina voor locaties</a>. Of <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-locaties/#contactform">registreer uw locatie direct via het formulier</a>.</p> <p>Wilt u graag contact met onze afdeling contracting? Stuur dan een email naar contracting -at- worldmeetings.nl.</p>

    Lees verder

  • In een pool  blijven de bestedingen grote opdrachtgevers gelijk terwijl het aantal locaties is teruggebracht tot een kernbestand. De opdrachtgevers besteden dus meer geld bij de locaties in de pool.

    <p>Opdrachtgevers met een groot volume aan meetings en kamers kunnen deelnemen aan onze inkoopconcepten (zogenaamde &#8216;pools’). In een pool  blijven de bestedingen grote opdrachtgevers gelijk, terwijl het aantal locaties is teruggebracht tot een kernbestand. De opdrachtgevers besteden dus meer geld bij de locaties in de pool.</p> <p>Locaties behouden vaak een langdurige relatie met de opdrachtgevers doordat ze in de pool blijvend scherpe tarieven en concurrerende kortingspercentages aanbieden. <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/cms/samenwerken/#poolconcepten">Lees meer over onze poolconcepten</a>.</p>

    Lees verder

  • Dit is afhankelijk van uw vraag.

    <p>Voor alle vragen over contracten, tarieven en accountmanagement kunt u contact opnemen met uw contract manager. U ziet wie uw contractmanager is als u <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/cms/inloggen-locaties/">inlogt in de CMS tool</a>. Op eerste pagina die u dan ziet vindt u de contactgegevens van uw contract manager.</p> <p>Vragen over boekingen kunt u stellen <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">via eBird</a>. Dat is de snelste en beste manier om contact op te nemen met ons Service Center. Zo start u een eBird chat:</p> <ol> <li><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/cms/inloggen-locaties/">Log  in</a></li> <li>Ga naar uw boekingen</li> <li>Zoek de boeking waar u vragen over heeft</li> <li>Ga naar de details van die boeking. U vindt daar een button waarmee u een eBird chat kunt starten.</li> </ol> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/veelgestelde-vragen/wat-is-een-ebird/">Wat eBird is en hoe het werkt kunt u hier lezen.</a></p>

    Lees verder

  • Uw wachtwoord kunt u wijzigen als u bent ingelogd. Klik in het menu op ‘Overig’. Ga vervolgens naar ‘Wijzig wachtwoord’ en volg de instructies.

  • De beschikbaarheid van hotelkamers kunt u aanpassen in de CMS tool. Onder het kopje “Hotelkamers” vindt u de optie “Kamertarieven en free sale”. Klik hierop om uw beschikbaarheid aan te passen.

  • De toeristenbelasting of ontbijtprijzen kunt u aanpassen in de CMS tool onder de optie Hotelkamers ‘Extra kamertarieven’.

  • In de CMS tool vindt u het kopje “Presentatie”. Hieronder staat de optie “Presentatie (foto’s & tekst). Als u hierop klikt komt u op een pagina waarop u de foto’s van uw locatie kunt uploaden.

    Wij adviseren om minimaal 10 foto’s te uploaden, zodat de boeker een goed beeld krijgt van uw vergaderlocatie en hotelkamers. Er is geen maximum aantal foto's. De minimale resolutie is 1280 bij 780 pixels, de maximale grootte 3 MB. Indien u geen foto’s heeft geladen, worden stockfoto’s getoond.

  • U kunt een BAR invoeren in de CMS tool. Onder het kopje “Hotelkamers” vindt u de optie “Kamertarieven en free sale”. Als u hierop klikt vindt u een overzicht van de geldende tarieven, en tevens de beschikbaarheid. Tarieven zijn dagelijks te wijzigen. Als u het tarief voor een langere periode wilt wijzigen kunt u dit doen door te klikken op “Tarieven – periodiek”.

  • Terug naar boven

    7. Facturatie voor locaties

  • Als u bent ingelogd vindt u in de CMS tool het kopje “Boekingen”. Daarna klikt u op de optie “Boekingen, facturen & betaling”.

    Voor uw boekingen kunt u vervolgens de factuur uploaden. In veel gevallen wordt de factuur automatisch ingelezen, en hoeft u alleen nog maar de bedragen te controleren. Lees verder voor het stappenplan.

    <p>Als u bent ingelogd vindt u in de CMS tool het kopje “Boekingen”. Daarna klikt u op de optie “Boekingen, facturen &amp; betaling”.</p> <p>Voor uw boekingen kunt u vervolgens de factuur uploaden. In veel gevallen wordt de factuur automatisch ingelezen, en hoeft u alleen nog maar de bedragen te controleren.</p> <figure class="figure alignnone" data-attachment="media-26397"><a href="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur.jpg"><img class="alignnone size-full wp-image-26397" src="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur.jpg" alt="Uitleg uploaden factuur" width="1248" height="780" srcset="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur.jpg 1248w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur-300x188.jpg 300w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur-768x480.jpg 768w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2018/12/Uitleg-uploaden-factuur-1024x640.jpg 1024w" sizes="(max-width: 1248px) 100vw, 1248px" /></a></figure> <p>Let op: U gaf altijd de BTW door, en wij berekenden daaruit de totalen van uw factuur. Nieuw is dat u voortaan uw bedragen exclusief BTW doorgeeft. De BTW wordt dan voor u uitgerekend. Ook is er een extra controle. Die checkt of de bedragen exclusief BTW overeen komen met het totale bedrag inclusief BTW.</p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/nieuws/wat-zit-er-in-de-website-update-van-oktober-2019-voor-locaties/">Lees meer over deze wijziging</a>.</p>

    Lees verder

  • Wij raden u aan om één factuur in te dienen per boeking. Dus als er één boeking is voor 5 verschillende kamers, voegt u die samen op één boeking.

  • Als uw factuur maar gedeeltelijk wordt ingelezen kan dit komen omdat u een scan inleest. Van een gescande factuur kan de software vaak maar een deel lezen. Hierdoor kloppen de bedragen niet. Upload daarom de originele factuur in PDF formaat.

    Als alle bedragen op nul staan, kan uw factuur niet ingelezen worden. U geeft dan handmatig de bedragen van uw factuur in.

  • Tot oktober 2019 gaf u altijd de BTW door. Wij berekenden daaruit de totalen van uw factuur. Veranderd is dat u voortaan uw bedragen exclusief BTW doorgeeft. De BTW wordt dan voor u uitgerekend. Ook is er een extra controle. Die checkt of de bedragen exclusief BTW overeen komen met het totale bedrag inclusief BTW. Lees meer over deze wijziging.

  • Binnen 45 dagen na goedkeuring van de factuur.

  • U kunt contact opnemen met ons service center via eBird chat. Om de eBird chat te starten, opent u in de CMS tool uw factuur. Klik hier op de button eBird chat.

  • Nee, u kunt alleen de facturen uploaden via de CMS tool. Facturen via de mail of post worden niet in behandeling genomen. Lees hier hoe u uw factuur aanlevert.

  • Facturen worden elke donderdag betaald. Afhankelijk van uw bank, staat het binnen een paar dagen op uw rekening. Heeft u vragen hier over, neem dan contact op met onze administratie via eBird. Open in de CMS tool uw factuur en klik op de eBird button om de conversatie te starten.

  • In de CMS tool vindt u onder het kopje “Boekingen” de optie “Boekingen, facturen & betaling”. Kik op deze link.

    In het scherm dat opent kiest u vervolgens de optie “Betaalspecificaties”. Klik op zoeken. Op het scherm verschijnen uw commissienota's.

  • Terug naar boven

    8. Koppelingen

  • Ja, het is mogelijk om onze boekingstool aan uw eigen inkoop- en factuursystemen te koppelen. Hierin zijn verschillende mogelijkheden, zoals een Single Sign on, een volledige koppeling en/of een koppeling voor de factuurafhandeling.

    <p>We kunnen koppelen met uw inkoop- en factuursystemen. Er zijn meerdere koppelingen mogelijk.</p> <h2>Inkoopkoppelingen</h2> <p>De eerste is Single Sign On (SSO). Dit wordt ook wel gefedereerde toegang genoemd. Het inloggen in de bookingstool van Worldmeetings.com vindt dan plaats op de IT-omgeving van de opdrachtgever. Als de inlogcodes in orde zijn, ontvangt Worldmeetings.com een signaal dat de boeker toegang mag krijgen tot de bookingtool. De boeker kan vervolgens aan de slag in de bookingtool. Hij kan boekingen uitvoeren, Mijn Dossier onderhouden en chatten met het Service Center.</p> <p>De tweede koppelingsmogelijkheid is een volledige inkoopkoppeling. De boeker logt dan in via de eigen inkoopoplossing van het bedrijf. Via de inkoopoplossing wordt de authorisatie doorgegeven aan de bookingtool van Worldmeetings.com. Na boeking kan de boekingsinformatie worden gecommuniceerd met het inkoopsysteem.</p> <h2>Koppeling met uw factuursysteem</h2> <p>Om uw factuur volledig geautomatiseerd te verwerken koppelen we ook met uw factuursystemen.</p> <p>Lees meer op onze <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">pagina voor inkopers</a> en neem gerust contact op onze afdeling Sales voor meer informatie.</p>

    Lees verder

  • Worldmeetings.com heeft koppelingen met bekende channel managers, zoals SmartHotel, dat ook bekend is als MyFidelio, Suite8 en Van Hessen. Ook kunt u uw hotelkamers aanbieden via RezExchange, wellicht bij u bekend onder de naam Amadeus of Brilliant. Binnenkort gaan we koppelen met het Belgische Cubillis.

  • Terug naar boven

    9. Inkoop

  • Zonder samenwerking met Worldmeetings.com zijn boekingen, administratie en facturatie van meetings en hotelovernachtingen versnipperd over alle afdelingen van het bedrijf. Met Worldmeetings.com heeft u slechts één aanspreekpunt en één crediteur.

    <p>Zonder samenwerking met Worldmeetings.com zijn boekingen, administratie en facturatie van meetings en hotelovernachtingen versnipperd over alle afdelingen van het bedrijf. Met Worldmeetings.com heeft u slechts één aanspreekpunt en één crediteur.</p> <p>Bovendien bespaart u ook nog op uw externe bijeenkomsten en overnachtingen. Worldmeetings.com kent de business door en door en is al 30 jaar een betrouwbare partner voor vele grote bedrijven in Nederland. De reservering en administratie van meetings en overnachtingen van uw bedrijf zijn in goede handen.</p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">&gt; Lees meer wat Worldmeetings.com u als inkoper te bieden heeft</a></p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/">&gt; Lees meer over Worldmeetings.com</a></p>

    Lees verder

  • Met Worldmeetings.com heeft u één aanspreekpunt voor het inkopen, reserveren en administreren van externe bijeenkomsten en overnachtingen.

    <p>Met Worldmeetings.com heeft u één aanspreekpunt voor het inkopen, reserveren en administreren van externe bijeenkomsten en overnachtingen. U bent verzekerd van:</p> <ul> <li>een lage Total-cost-of-ownership (TCO)</li> <li>tevreden interne klanten van opdrachtgevers</li> <li>financieel gemak; u heeft slechts één crediteur en profiteert van periodieke verzamelnota’s</li> <li>heldere en centrale managementinformatie met relevante KPI’s en KTO’s</li> <li>technisch hoogstaande software die koppelt met uw inkoopsysteem</li> </ul> <p>Lees op de <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">pagina voor inkopers</a> wat we u kunnen bieden, en vraag de business case voor uw bedrijf aan.</p>

    Lees verder

  • Worldmeetings.com boekt externe meetings en hotelkamers voor onder andere ABN Amro, ANWB, KPN, Bol.com, PostNL, Eneco, Action.

    <p>Worldmeetings.com boekt externe meetings en hotelkamers voor onder andere ABN Amro, ANWB, KPN, Bol.com, PostNL, Eneco, Action.</p> <figure class="figure alignnone" data-attachment="media-28308"><img class="alignnone size-full wp-image-28308" src="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/07/opdrachtgevers_888x500px-3.png" alt="Opdrachtgevers Worldmeetings.com" width="888" height="500" srcset="https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/07/opdrachtgevers_888x500px-3.png 888w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/07/opdrachtgevers_888x500px-3-300x169.png 300w, https://www.worldmeetings.com/wp-content/uploads/2019/07/opdrachtgevers_888x500px-3-768x432.png 768w" sizes="(max-width: 888px) 100vw, 888px" /></figure> <p>&nbsp;</p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">&gt; Lees meer wat Worldmeetings.com u als inkoper te bieden heeft</a></p> <p><a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/">&gt; Lees meer over Worldmeetings.com</a></p>

    Lees verder

  • Worldmeetings.com hanteert niet een standaard prijs voor een boeking. Omdat elk contract en elke koppeling maatwerk is, hangen de kosten voor een boeking af van de gemaakte afspraken.

    <p>Worldmeetings.com hanteert niet een standaard prijs voor een boeking. Omdat elk contract en elke koppeling maatwerk is, hangen de kosten voor een boeking af van de gemaakte afspraken.</p> <p>Voor de werkzaamheden die Worldmeetings.vom verricht, ontvangen we vaak een commissie van de geboekte accommodatie. Maar het kan ook zijn dat we een service fee van opdrachtgevers ontvangen. Bijvoorbeeld een percentage van de prijs van de geboekte locatie.</p> <p>Omdat Worldmeetings.com speciale prijsafspraken kan maken met locaties,en opdrachtgevers die via ons boeken, zijn zowel opdrachtgevers als locaties voordeliger uit</p> <p>Lees er meer over op de <a style="background-color: #ebebeb;" href="https://www.worldmeetings.com/nl/wat-we-bieden/voor-inkopers/">pagina voor inkopers</a>.</p>

    Lees verder

  • In de boekingstool zijn verschillende managementrapportages te vinden. Zoals de totale kosten, directe en indirecte besparingen en gemiste besparingen. Ook kunt u de KPI’s en doelstellingen terug vinden. Meer weten? Vraag een online business case voor uw bedrijf aan.

  • Hoeveel u bespaart via Worldmeetings.com, is afhankelijk van verschillende factoren. Wij kunnen dit wel voor u berekenen. Aan de hand van enkele gegevens stellen we kosteloos een businesscase op voor uw bedrijf. Door de businesscase wordt inzichtelijk wat u kunt gaan besparen via Worldmeetings.com

  • Ja, uw gegevens zijn veilig bij Worldmeetings.com. We zijn ISO 9001 en 27001 gecertificeerd. Onze koppelingen en boekingssysteem voldoen aan de meest recent gestelde security- en hardeningsrichtlijnen. Daarnaast scannen wij maandelijks onze infrastructuur , zodat we altijd up-to-date zijn. Ook laten we regelmatig een uitgebreide pen-test uitvoeren, om de veiligheid van onze systemen te waarborgen.

    Op verzoek kunt u ons beveiligingsbeleid inzien. Neem daarvoor contact op met onze sales afdeling.

  • Terug naar boven

    10. Werken bij Worldmeetings.com

  • Om onze ambities waar te maken zijn we altijd geïnteresseerd in nieuw talent. Of juist ervaren mensen met een frisse blik. Kijk snel welke vacatures op dit moment openstaan op onze pagina Vacatures.

    <p>Om onze ambities waar te maken zijn we altijd geïnteresseerd in nieuw talent. Of juist ervaren mensen met een frisse blik. Kijk snel <a href="https://www.worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/vacatures/">welke vacatures op dit moment openstaan</a>.</p> <p>Staat de vacature die je zoekt er niet tussen en denk je ons toch te kunnen ondersteunen? Stuur dan gerust een open sollicitatie waarin je uitlegt wat je Worldmeetings.com te bieden hebt. Je vindt de <a href="https://worldmeetings.com/nl/wie-zijn-wij/vacatures/">contactgegevens</a> naast de vacatures.</p> <p>Ook als stagiair kun je contact opnemen. We hebben regelmatig mogelijkheden op ons Service Center, de afdeling Contracting (die het contact met locaties onderhoudt), Sales en Marketing.</p>

    Lees verder

Waar vindt u ons?

Onze online kanalen

Op werkdagen zijn wij telefonisch bereikbaar van 08.30 tot 18.30 uur. Worldmeetings is 24 uur per dag bereikbaar voor online reserveringen via www.worldmeetings.com.

Volg ons op sociale media

Linkedin      Twitter      Facebook

Service Centre

U kunt ons bereiken per telefoon en per email.