Worldmeetings Support

Worldmeetings geeft regelmatig online uitleg over de mogelijkheden van deze CMS-tool na de inlog. Gewoon vanaf uw eigen computer. Er zijn sessies ingepland waarbij meerdere locaties tegelijk de presentaties kunnen volgen.

Uiteraard kunnen we ook individueel uitleg geven over bepaalde zaken. Maak hiervoor een afspraak met uw Contractmanager.

Ook hebben we handleidingen online geplaatst. Deze kunt u op uw gemak bekijken, wanneer het u past. Handige instructies over:



Worldmeetings meetings

Free sale vergaderzaal

Worldmeetings beschikt over een Free sale module voor aangesloten locaties met één of meerdere vergaderzalen. Meeting locaties met een free sale voorraad voor een vergaderzaal worden in het reserveringssysteem van Worldmeetings en ook via de website als ‘direct beschikbaar’ getoond en zijn rechtstreeks te reserveren door opdrachtgevers. Locaties die online beschikbaarheid tonen hebben hierdoor een voorsprong in het boekingsproces!

Waarom online zalen aanbieden?

  • Verhoog uw conversie zonder extra kosten;
  • Hogere positie in de zoekresultaten;
  • Tijdwinst, want u brengt geen offerte uit. De boeking is direct definitief;
  • Ideaal om uw bezettingsgraad te verhogen, ook last-minute;
  • Gemak voor de opdrachtgevers, zij kunnen direct online boeken;
  • U bent ‘in control’, u bepaalt zelf welke fysieke zaal op welke data beschikbaar is.

Wilt u ook gebruik maken van dit commerciële voordeel? Dat kan en is heel simpel! U geeft aan uw contractmanager een direct boekbare vergaderzaal op, inclusief maximale afmetingen en het aantal personen per opstelling. Via de CMS tool heeft u een overzicht van de release termijn, het aantal zalen en de beschikbaarheid per dag. Hier kunt u o.a. de beschikbaarheid van uw vergaderzaal 24/7 aanpassen. Meer info? Bekijk de handleiding. 


Worldmeetings hotelovernachtingen

De hotels met een BAR inclusief commissie voor kamers, zien dat deze aanbieding automatisch wordt omgezet naar een netto BAR voor netto (o.a. Pool A) opdrachtgevers. Deze netto prijs is gelijk aan de prijs minus het afgesproken commissiebedrag. De opbrengst voor de locatie is dus gelijk.

De insteek is om de laagste tarieven in de markt te bieden voor de boekingen van opdrachtgevers waarover geen commissie betaald wordt. Door het veelvuldig afgeven van Best Available Rates, onder andere via Channel managers is de jaarlijks afgesproken netto prijs (o.a. voor Pool A) vaak niet meer de meest gunstige. Vandaar dat Worldmeetings voor deze oplossing gekozen heeft.

(PMS) channel manager stock- & prijsmanagement

Standaard bieden wij de mogelijkheid om de prijzen en kamervoorraad te beheren via de CMS tool van Worldmeetings. Daarnaast is het mogelijk om het systeem van uw locatie te koppelen met het Multibook systeem van Worldmeetings, met als doel het efficiënt beheren van uw kamervoorraad en het managen van de kamertarieven.

•  PMS Channel Manager Worldmeetings (2-way interface): Wilt u vanaf uw eigen computer de prijzen en voorraden beheren bij Worldmeetings? De reserveringen direct in uw PMS ontvangen? Worldmeetings heeft haar eigen API ontwikkeld om dit te kunnen realiseren. De specificaties hiervan zijn op te vragen bij uw Contract Manager.

Overige mogelijkheden zijn:

Een koppeling heeft veel voordelen:

  • Bespaar tijd in het beheer van extranetten met de efficiency van één interface;
  • Details van de kamerreserveringen direct in de PMS van het hotel;
  • Eenvoudig kamers laden in kanalen om overtollige voorraden te verkopen;
  • Real time toegang tot een weergave van de huidige beschikbaarheid en prijzen;
  • Zorg voor vertrouwen bij de consument met eenheid in prijs (rate parity).

Worldmeetings financieel

Met als doel het aantal uitstaande debiteurendagen bij de locatie te verlagen, verplicht Worldmeetings het gebruik van de module ‘E-invoicing’. Via deze module levert u de factuurgegevens aan, inclusief een upload van de originele locatiefactuur met eventuele bijlagen. Worldmeetings herinnert u maandelijks per email indien een reservering heeft plaatsgevonden waarvan de factuur nog niet is ontvangen.

Voordelen

  1. De vertraging die ontstaat door verzending per post verdwijnt.
  2. Een opgestelde pro-forma factuur is reeds opgesteld waardoor het aantal fouten in facturen aanzienlijk gereduceerd wordt. Zodoende kan Worldmeetings de correcte factuur eerder in rekening brengen bij haar opdrachtgevers met als gevolg dat de locatie op tijd wordt betaald.

Tutorial

Wij krijgen regelmatig vragen over de werkwijze met betrekking tot e-invoicing. Daarom hebben wij een tutorial ontwikkeld die u stap voor stap meeneemt bij het uploaden van de factuur

1. Hoe upload ik een factuur van een kamerboeking:

2. Hoe upload ik een factuur van een bijeenkomst:

 


Tarieven voor volgend jaar

Vanaf medio augustus is het mogelijk om de tarieven af te geven voor het volgende kalenderjaar.

Log in met uw persoonlijke inlogcodes op deze website. Kies hierna voor de optie ‘Rates next year’. Ter referentie worden de tarieven van het huidige jaar getoond en daaronder de prijzen voor het volgende jaar. De prijzen voor het volgende jaar zijn gekopieerd uit het huidige jaar maar kunnen uiteraard aangepast worden. Heeft u hulp nodig? Een PDF toelichting is hier te downloaden.

Graag vóór 1 november van het huidige jaar de tarieven uploaden.