Naar aanleiding van een expert sessie op het gebied van savings in de meetingindustrie, heeft Worldmeetings een nieuwe standaard voor besparingen ontwikkeld. Opdrachtgevers bij Worldmeetings kunnen speciale privileges krijgen om via de website inzicht te krijgen in de kosten en besparingen. In dit document staan de diverse soorten besparingen verder toegelicht. Het gaat hier om besparingen die gerealiseerd wordt door samen te werken met Worldmeetings. Doordat wij prijsafspraken hebben met 500 accommodaties in de Benelux.
Directe besparingen
1. Besparing door extra kortingspercentages
Extra kortingen d.m.v. bedongen kortingspercentages over bedragen die niet van te voren zijn onderhandeld met de accommodatie. Denk hierbij aan korting over kosten voor extra zalen, bestedingen in het restaurant & bar, etc.
2. Standaard besparingen op kamer- en vergaderarrangementen
Standaard overeengekomen kortingen op hotelkamer- en vergaderarrangement tarieven voor bedrijven al dan niet lid van één van de inkoop Pools van Worldmeetings.
Deze besparingen komen tot stand door berekeningen die ons boekingssysteem maakt op basis van de verschillende beschikbare tarieven. Alleen al door de drie inkoopconcepten; ‘Pool A’, ‘Pool B’ en het algemene concept, zijn er verschillende prijzen. Daarnaast zijn er nog BAR prijzen (best available rates) en gecontracteerde prijzen voor opdrachtgever niet lid van een Pool concept. Om een realistische besparing weer te geven, vergelijken we de laagste prijs die beschikbaar is met de eerstvolgende prijs die daarboven zit. Het is dus niet zo dat we automatisch de laagste prijs vergelijken met de hoogste prijs die ooit is afgegeven door een accommodatie.
3. Besparingen op annuleringen
Lagere annuleringskosten als een resultaat van onderhandelingen met de accommodatie door Worldmeetings.
4. Extra bedongen kortingen
Ad hoc extra bedongen kortingen tijdens het reserveren naast de reeds overeengekomen standaard kortingen.
Indirecte besparingen
Wij hebben gemerkt dat er steeds meer vraag is naar inzicht in de indirecte besparingen. We hebben met verschillende bedrijven rond de tafel gezeten om inzichtelijk te krijgen wat reële uren en uurtarieven zijn. Het is een flexibel gegeven en is per organisatie verschillend. Worldmeetings werkt daarom met gemiddeldes.
5. Financiële afhandeling
Besparingen in tijd (omgerekend in euro's) door centrale facturatie vanuit Worldmeetings
(1-crediteur). Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat een besparing van 50 euro per factuur als redelijk wordt beschouwd.
6. Contract management
Besparing in tijd (omgerekend in euro's) door de inkoop en onderhoud van ingekochte accommodaties te centraliseren via Worldmeetings. Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat een besparing van 120 euro per jaar per accommodatie (4 uur per accommodatie, gemiddelde van 30 euro per uur) als redelijk wordt beschouwd.
7. Coördinatie reserveringen
Besparingen door de coördinatie van hotel- en/of meeting reserveringen te centraliseren via Worldmeetings. Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat Worldmeetings de benodigde tijd voor het maken van een hotel kamer reservering reduceert met een factor 3. Het maken van een kamerreservering kost een bedrijf gemiddeld 30 minuten. Bij meetings wordt benodigde tijd gereduceerd met factor 4. Het maken van een meeting reservering kost een bedrijf gemiddeld 4 uur. Het maken van een reservering is inclusief het zoeken van een geschikte beschikbare accommodatie, opvragen en beoordelen van offertes, opgave details, correspondentie, mutaties, opgave namen van gasten, opgave van instructies voor de factuur, etc. Uitgaande van een gemiddelde van 25 euro per uur betekent dit een besparing van 8 euro voor kamer reserveringen. En voor meeting reserveringen een besparing van 75 euro.
Meer weten of aangepast een overzicht?
De bovenstaande onderdelen behoren tot onze standaard service. Het kan natuurlijk zo zijn, dat je meer informatie zou willen inzien, of bovenstaande gegevens wilt aanpassen ter vergelijking. Geen probleem, wij bespreken graag alle opties! Een uitgebreide rapportage met een strategisch advies op basis van het gerealiseerde boekingspatroon behoort ook tot onze mogelijkheden.
Neem voor vragen en meer informatie contact op met Bob Pieterson.
T. 070-313 1102
W. bpieterson@worldmeetings.nl
Twitter: @wm_bob
Directe besparingen
1. Besparing door extra kortingspercentages
Extra kortingen d.m.v. bedongen kortingspercentages over bedragen die niet van te voren zijn onderhandeld met de accommodatie. Denk hierbij aan korting over kosten voor extra zalen, bestedingen in het restaurant & bar, etc.
2. Standaard besparingen op kamer- en vergaderarrangementen
Standaard overeengekomen kortingen op hotelkamer- en vergaderarrangement tarieven voor bedrijven al dan niet lid van één van de inkoop Pools van Worldmeetings.
Deze besparingen komen tot stand door berekeningen die ons boekingssysteem maakt op basis van de verschillende beschikbare tarieven. Alleen al door de drie inkoopconcepten; ‘Pool A’, ‘Pool B’ en het algemene concept, zijn er verschillende prijzen. Daarnaast zijn er nog BAR prijzen (best available rates) en gecontracteerde prijzen voor opdrachtgever niet lid van een Pool concept. Om een realistische besparing weer te geven, vergelijken we de laagste prijs die beschikbaar is met de eerstvolgende prijs die daarboven zit. Het is dus niet zo dat we automatisch de laagste prijs vergelijken met de hoogste prijs die ooit is afgegeven door een accommodatie.
3. Besparingen op annuleringen
Lagere annuleringskosten als een resultaat van onderhandelingen met de accommodatie door Worldmeetings.
4. Extra bedongen kortingen
Ad hoc extra bedongen kortingen tijdens het reserveren naast de reeds overeengekomen standaard kortingen.
Indirecte besparingen
Wij hebben gemerkt dat er steeds meer vraag is naar inzicht in de indirecte besparingen. We hebben met verschillende bedrijven rond de tafel gezeten om inzichtelijk te krijgen wat reële uren en uurtarieven zijn. Het is een flexibel gegeven en is per organisatie verschillend. Worldmeetings werkt daarom met gemiddeldes.
5. Financiële afhandeling
Besparingen in tijd (omgerekend in euro's) door centrale facturatie vanuit Worldmeetings
(1-crediteur). Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat een besparing van 50 euro per factuur als redelijk wordt beschouwd.
6. Contract management
Besparing in tijd (omgerekend in euro's) door de inkoop en onderhoud van ingekochte accommodaties te centraliseren via Worldmeetings. Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat een besparing van 120 euro per jaar per accommodatie (4 uur per accommodatie, gemiddelde van 30 euro per uur) als redelijk wordt beschouwd.
7. Coördinatie reserveringen
Besparingen door de coördinatie van hotel- en/of meeting reserveringen te centraliseren via Worldmeetings. Gesprekken met gecontracteerde bedrijven heeft aangetoond dat Worldmeetings de benodigde tijd voor het maken van een hotel kamer reservering reduceert met een factor 3. Het maken van een kamerreservering kost een bedrijf gemiddeld 30 minuten. Bij meetings wordt benodigde tijd gereduceerd met factor 4. Het maken van een meeting reservering kost een bedrijf gemiddeld 4 uur. Het maken van een reservering is inclusief het zoeken van een geschikte beschikbare accommodatie, opvragen en beoordelen van offertes, opgave details, correspondentie, mutaties, opgave namen van gasten, opgave van instructies voor de factuur, etc. Uitgaande van een gemiddelde van 25 euro per uur betekent dit een besparing van 8 euro voor kamer reserveringen. En voor meeting reserveringen een besparing van 75 euro.
Meer weten of aangepast een overzicht?
De bovenstaande onderdelen behoren tot onze standaard service. Het kan natuurlijk zo zijn, dat je meer informatie zou willen inzien, of bovenstaande gegevens wilt aanpassen ter vergelijking. Geen probleem, wij bespreken graag alle opties! Een uitgebreide rapportage met een strategisch advies op basis van het gerealiseerde boekingspatroon behoort ook tot onze mogelijkheden.
Neem voor vragen en meer informatie contact op met Bob Pieterson.
T. 070-313 1102
W. bpieterson@worldmeetings.nl
Twitter: @wm_bob
